2 modules
In Dipla vind je een onderscheid tussen de beheermodule en de uitvoeringsmodule. Dit zijn 2 verschillende kaartschermen waarin er gewerkt kan worden.
Beheermodule
De beheermodule is enkel toegankelijk voor de gebruikers die met het beheer bezig zijn. Indien je geen toegang hebt tot deze module, zal je de knop ook niet terugvinden.
In de beheermodule kan je elementen importeren en/of intekenen in een project en er daar verder werken.
Aan deze elementen kan je een of meerdere beheertrajecten koppelen of je kan eenmalige taken creëren.
Ook kan er aan de hand van vragenlijsten een inventarisatie gedaan worden op de elementen. Dit kan zowel in de beheermodule, als in 2 gratis apps (MyObs en MyDipla) die onder water aansluiten bij Dipla.
Tot slot is er de mogelijkheid om verschillende rapporten te genereren, zoals bijvoorbeeld een beheerplan en uitvoeringsplan.
Uitvoeringsmodule
In de uitvoeringsmodule draait alles rond taken.
Hier worden taken doorgegeven aan de juiste organisatie of uitvoerder, kan je taken wijzigen (taaknaam, datum,...) en kan je taken bundelen.
Je kan hier taken opvolgen door snel te zien welke taken zijn afgevinkt, welke zijn gecontroleerd, waar iets is misgelopen. Ook krijg je met dynamische grafieken een overzicht over de op te volgen taken.
Ook hier is er de mogelijkheid om rapporten te genereren, zoals bijvoorbeeld een takenplan.
Projecten
In Dipla maken we gebruik van projecten. Een project is eigenlijk een 'werklaag' waar je in de beheermodule in gaat inventariseren en beheren.
Per project kan je bepalen welke gebruikers in dit project mogen werken en welke rol zij in dit project hebben:
Hoeveel projecten je als organisatie nodig hebt, hangt af van hoe je werkt als organisatie, en welke gebruikers aan wat mogen werken.
Voorbeelden van projecten zijn:
een boominventarisatie
alle speeltuigen & bankjes
b2b en b2c
Rollen en rechten binnen Dipla
Binnen Dipla bestaan er 4 rollen die gebruikers kunnen hebben. Welke rol(len) je hebt, bepaalt welke handelingen je kan uitvoeren. Ook wordt de interface op basis van deze rollen aangepast, zodat je enkel ziet wat je moet zien. De 4 rollen zijn:
architect
regisseur
verdeler
uitvoerder
Architecten en regisseurs zijn projectgebonden. Dit wil zeggen dat er per project bepaald wordt wie toegang heeft en of zij beheer en/of takenafhandeling doen.
Verdelers en uitvoerders zijn organisatiegebonden. Hun focus ligt op de uitvoering van de taken belangrijk, en uit welk project dat deze voortkomen is niet van belang.
Wie doet wat?
De architect is de inhoudelijk verantwoordelijke van een project en heeft de eindverantwoordelijkheid hierover. Hij werkt als enige in de beheermodule. De architect inventariseert, tekent, koppelt beheertrajecten (werkschema’s) vast aan verschillende elementen en bepaalt in eerste instantie welke taken geactiveerd mogen worden. Deze taken worden doorgegeven aan de regisseur.
De regisseur houdt zich bezig met budgetten en bekijkt welke taken effectief uitgevoerd kunnen worden binnen een bepaalde periode. Indien gewenst, kan de regisseur taken bundelen in een werkopdracht, al dan niet met met een bestek. De regisseur geeft dan taken (of een werkopdracht met taken erin) door aan de verdeler.. Dit kan op basis van een werkproject of voor alle taken waarvan hij/zij regisseur is.
De verdeler bekijkt welke taken aan zijn uitvoerende organisatie zijn toegewezen en groepeert indien gewenst de taken tot haalbare werkfiches voor de uitvoerder. Je kan meerdere verdelers per organisatie bepalen.
De uitvoerder is een gebruiker of ploeg die de werken effectief uitvoert. De uitvoerder krijgt via de tabletproof browser website of de MyDipla app taken doorgestuurd. Na het uitvoeren van de taken kan de uitvoerder feedback geven over de taken en doorgeven welke zijn uitgevoerd.