Gegevensoverdracht en beëindiging van Dipla
Deze guide beschrijft de werkwijze van Profisi voor gegevensoverdracht en beëindiging van Dipla.
Een volledige gegevensoverdracht en de bijbehorende begeleiding zijn inbegrepen wanneer ze uitdrukkelijk zijn opgenomen in het bestek en de overeengekomen offerte of overeenkomst. In dat geval gelden de daarin vastgelegde omvang en voorwaarden.
Wanneer deze dienstverlening niet is inbegrepen, wordt ze aangeboden als bijkomende ondersteuning. Profisi stemt vooraf de werkzaamheden, planning en kosten af met de opdrachtgever en voert ze uit na akkoord.
Eigendom van de gegevens
De gegevens die een organisatie in Dipla registreert of binnen haar omgeving genereert, blijven eigendom van die organisatie. Profisi behoudt de intellectuele eigendomsrechten op de generieke Dipla-software.
Tijdens het gebruik kunnen gegevens worden geëxporteerd of ontsloten via de beschikbare exportfuncties, API’s en GIS-services.
Gegevensoverdracht bij beëindiging
Bij beëindiging van de overeenkomst kan de organisatie een volledige gegevensoverdracht aanvragen bij Profisi.
Profisi stelt de gegevens ter beschikking als een gestructureerde, herbruikbare export. Hiervoor worden de gegevens samengebracht in een logisch opgebouwde set van tabellen en geografische bestanden. Waar nodig worden specifiek samengestelde exportweergaven gebruikt.
De overdracht omvat de gegevens van de organisatie, waaronder:
inventarisgegevens en geometrieën;
beheerinformatie, taken en uitvoeringsregistraties;
inspecties, aanvullende registraties en historieken;
documenten, foto’s en andere bijlagen.
Beschikbaarstelling en downloaden
Profisi stelt de exportbestanden en bijlagen beschikbaar via downloadlinks. De organisatie kan deze bestanden downloaden en overnemen in haar eigen omgeving of een nieuwe toepassing.
De export bevat de identificaties en functionele relaties die nodig zijn om gegevens, documenten en foto’s opnieuw aan de juiste objecten en registraties te koppelen.
De beschikbare bestandsformaten, downloadperiode en eventuele aanvullende ondersteuning worden afgestemd volgens de offerte, SLA of andere schriftelijke afspraken.
Documentatie van de export
Bij de export wordt documentatie beschikbaar gesteld die de aangeleverde gegevensstructuur beschrijft. Deze omvat, waar van toepassing:
de opbouw van de bestanden en tabellen;
de betekenis van de aangeleverde velden;
gebruikte domeinwaarden en codelijsten;
het gebruikte coördinatenstelsel;
de functionele relaties tussen gegevens en bijlagen.
Deze documentatie ondersteunt het interpreteren, hergebruiken en migreren van de gegevens. Zij beschrijft de structuur van de aangeleverde export.
De interne databankstructuur, broncode, softwarearchitectuur, technische configuratie en generieke productlogica van Dipla maken geen deel uit van de overdracht.
Ondersteuning bij de overdracht
Profisi kan de aangeleverde export toelichten en ondersteuning bieden bij de gegevensoverdracht. De omvang, termijn en eventuele kosten van deze ondersteuning worden bepaald door de overeengekomen dienstverlening.
Verwijdering van gegevens en back-ups
Na bevestiging van de succesvolle overdracht worden de gegevens uit de actieve Dipla-omgeving verwijderd volgens de afgesproken beëindigings- en bewaartermijnen.
Bestaande back-ups volgen hun normale bewaartermijn. Daarna worden ze automatisch verwijderd of overschreven volgens de back-upprocedure. Gegevens kunnen daardoor nog tijdelijk in back-ups aanwezig blijven nadat ze uit de actieve omgeving zijn verwijderd. Deze kopieën worden niet meer voor regulier gebruik ingezet.
Wanneer een schriftelijke verwijderingsverklaring is overeengekomen, vermeldt deze de verwijdering uit de actieve omgeving en de toepasselijke termijn voor het vervallen van resterende back-ups.
Gegevens die Profisi voor wettelijke verplichtingen moet bewaren, zoals administratieve gegevens over de overeenkomst en facturatie, volgen hun toepasselijke bewaartermijn.
Projectspecifieke afspraken
Deze guide beschrijft de standaardwerkwijze. Specifieke afspraken over exporttermijnen, formaten, migratieondersteuning, kosten en verwijdering worden vastgelegd in de offerte, SLA of overeenkomst. Die afspraken hebben voorrang op deze algemene toelichting.